Jahresabschlüsse in Polen ab Oktober 2018 nur elektronisch eingereicht

Ab 1. Oktober 2018 alle Jahresabschlüsse in Polen sollen elektronisch vorbereitet werden – Standard-Audit-Datei – und über Online-Plattform https://ems.ms.gov.pl/ eingereicht werden. Leider ist die Internetseite bisher nur auf Polnisch verfügbar.

Die neuen elektronischen Jahresabschlüsse müssen von allen Mitgliedern der Geschäftsleitung unterzeichnet werden. Es ist nicht möglich, die Anmeldungen durch einen Bevollmächtigten zu machen. Die Einreichung von Abschlüssen beim Gericht über die Online-Plattform muss elektronisch signiert werden (zertifizierte elektronische Unterschrift). PESEL-Nummer ist eine polnische statistische persönliche Identifikationsnummer, die zuerst bei spezielen Behorden erhalten werden muss.

Gleichzeitig wird die Mehrheit der Unternehmen nicht mehr verpflichtet sein, den Jahresabschluss wie bisher den polnischen Steuerbehörden zu übermitteln.

Ich werde mich freuen, Sie und Ihre Firma bei der Einreichung von Jahresabschlüssen zu unterstützen, sowie bei der Erledigung der elektronischen Unterschrift, Erhaltung der PESEL-Nummer und beim Durchlaufen des gesamten Verfahrens zur Einreichung der Jahresabschlüsse beim Gericht.

Financial statements in Poland to be filed only electronically from October 2018

As of 1 October 2018 all financial statements in Poland must be prepared in an electronic form – Standard Audit File – and should be filed to the court via on-line platform https://ems.ms.gov.pl/ Unfortunately at the moment the webpage is only in Polish language version.

The new electronic financial statements will have to be signed by all management board members – using qualified electronic signature. It is not possible to make the filings by the proxy. The filing  of financial statements to the court via on-line platform must be signed electronically be a management board member having previously assigned a PESEL number that was also earlier reported and registered in the court. PESEL number is a Polish statistical number.

Simultanously the majority of corporate entities will no longer be obliged to file the financial statements to Polish tax authorities, as it was until now.

I will be pleased to support you and your company with the procedure of financial statements filings, helping with obtaining electronic signature, PESEL number and going through the whole procedure of filing the financial statements to the court.

Das Risiko einer “festen Niederlassung” für Mehrwertsteuer in Polen wird höher

Der Begriff der “festen Niederlassung” (fixed establishment, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) im Sinne der Mehrwertsteuervorschriften kann leicht mit dem Konzept der “Betriebstätte” für Körperschaftsteuerzwecke verwechselt werden. Auch wenn ihre Definitionen auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, sind dies in der Praxis zwei unterschiedliche Konzepte mit unterschiedlichen Definitionen. Daher ist es immer empfehlenswert, zwei wichtige Tests durchzuführen, bevor das ausländische Unternehmen seine Geschäftstätigkeit in Polen aufnimmt: Erstens, ob ein ausländisches Unternehmen aufgrund seiner Aktivitäten in Polen als “Betriebsstätte” in Polen angesehen wird, und zweitens ob es eine “feste Niederlassung” in Polen haben wird.

Das Risiko, dass ein ausländisches Unternehmen aufgrund einiger Tätigkeitsbereiche in Polen als “feste Niederlassung” angesehen wird, ist in letzter Zeit erheblich gestiegen. Die letzten Entwicklungen in Polen in diesem Bereich, die sich in Steuerurteilen widerspiegeln, zeigen, dass eine ausländische Unternehmen vor Beginn jeglicher Aktivitäten in Polen sehr vorsichtig sein sollte. Insbesondere die Frage, ob ein ausländisches Unternehmen in Polen eine “feste Niederlassung” hat oder nicht, wirkt sich auf die Bestimmung des Ortes der Dienstleistung aus und ist oft entscheidend für die Entscheidung, ob sich das ausländische Unternehmen für MwSt-Zwecke in Polen registrieren lassen sollte.

Gemäß der EU-Verordnung 282/2011 ist eine “feste Niederlassung” durch eine ausreichende Dauerhaftigkeit und eine geeignete Struktur in Bezug auf personelle und technische Ressourcen gekennzeichnet, damit sie die ihr zur Verfügung gestellten Dienste empfangen und nutzen kann. Das breite Verständnis von “fester Niederlassung” entwickelt sich bereits in der Position der polnischen Steuerbehörden und in Gerichtsurteilen. Diese Entwicklung erfolgte nach dem Urteil in der Rechtssache Welmory C-605/12, das am 16. Oktober 2014 vom Europäischen Gerichtshof erlassen wurde. In der Rechtssache Welmory entschied das Gericht, dass die Ressourcen von Drittparteien (wie z. B. die Infrastruktur der lokalen Subunternehmer) ausreichend sind, um zu sagen, dass die “feste Niederlassung” einer ausländischen Unternehmen geschaffen wurde. Die Argumentation aus der Rechtssache Welmory wird nun von polnischen Steuerbehorde und Verwaltungsgerichten verwendet, um zu sagen, dass ein ausländisches Unternehmen eine “feste Niederlassung” auch dann errichtet, wenn dieses Unternehmen kein eigenes Lagerhaus, keine eigene Immobilie oder keine eigenen Angestellten hat, aber es schloss einen Vertrag mit einem polnischen Subunternehmer, der für diese ausländische Unternehment Fertigung, Montage, Lagerdienstleistungen usw. durchführt. Dies bedeutet, dass das ausländische Unternehmen in Polen als “feste Niederlassung” angesehen werden kann, auch wenn seine eigene Präsenz auf dem Gebiet Polens in Bezug auf seine eigenen Ressourcen sehr begrenzt ist.

Die letzten Entwicklungen in diesem Bereich sind zwei Fragen, die vom Regionalverwaltungsgericht in Wroclaw aufgeworfen und am 6. Juni 2018 an den Europäischen Gerichtshof weitergeleitet wurden (Rechtssache I SA / Wr 286/18). Das polnische Gericht hat beim Europäischen Gerichtshof zwei Fragen zum Verständnis des Begriffs “feste Einrichtung” gestellt. Eine der Fragen war, ob es möglich ist, aus der nlosse Tatsache, dass eine außerhalb der EU ansässige Gesellschaft eine Tochtergesellschaft in Polen hat, das Vorhandensein einer “festen Niederlassung” in Polen abzuleiten. Zweitens: Wenn die erste Frage negativ beantwortet wird, ist der Dritte verpflichtet, das Vertragsverhältnis zwischen der Gesellschaft mit Sitz außerhalb der EU und der Tochtergesellschaft zu analysieren, um festzustellen, ob in Polen eine “feste Niederlassung” von der erste Firma errichtet worden ist.

The risk of having a ‘fixed establishment’ for VAT in Poland gets higher

‘Fixed establishment’ in the meaning of VAT regulations can be easily mistaken with the definition of ‘permanent establishment’ for corporate income tax (CIT) purposes. However, even if at a first glance their definitions may seem similar, in practice these are two different concepts with different definitions. Thus it is always recommendable to conduct two critically important tests before the foreign entity starts doing business in Poland. First, whether a foreign company, due to its activities in Poland, will be regarded as having a ‘permanent establishment’ in Poland, and secondly whether it will have a ‘fixed establishment’ in Poland.

The risk of a foreign entity to be regarded as having ‘fixed establishment’ in Poland due to some scope of activities in the territory of Poland has got significantly higher recently. The latest developments in Poland in this area, reflected in latest tax rulings and administrative courts judgments, show that a foreign entity should be very careful before commencing any activities in Poland. In particular the question if a foreign company has a ‘fixed establishment’ in Poland or not affects the determination of place of supply of services and is often crucial to decide if the foreign entity should register for VAT purposes in Poland or not.

According to the EU Regulation 282/2011, a ‘fixed establishment’ is characterized by a sufficient degree of permanence and a suitable structure, in terms of human and technical resources, to enable it to receive and use the services supplied to it for its own needs. The broad way of understanding of ‘fixed establishment’ is already a developing trend in Polish tax authorities position and in court judgements. This development took place after the judgment in Welmory case C-605/12 which was issued by European Court of Justice on October 16, 2014. In Welmory case the court held that the third-party resources (like e.g. the local subcontractors infrastructure) is sufficient to say that the ‘fixed establishment’ of a foreign entity was created. The reasoning from Welmory case is now used by Polish tax authorities and administrative courts to consider that a foreign entity created a ‘fixed establishment’ even if this entity does not have its own warehouse, real estate or employees, but it concluded a contract with a Polish subcontractor who is performing for this foreign entity e.g. manufacturing, assembling, warehousing services. Therefore the foreign entity may be regarded as having a ‘fixed establishment’ in Poland even if its own presence in the territory of Poland, in terms of its own resources, is very limited.

The latest development in this area are two questions raised by Regional Administrative Court in Wroclaw and transferred to the European Court of Justice on June 6, 2018 (case I SA/Wr 286/18). The Polish court asked the European Court of Justice two questions about the understanding of ‘fixed establishment’ concept. One of the question was, if it is possible to derive the existence of a ‘fixed establishment’ in Poland from the very fact that a company established outside the EU has a subsidiary in Poland. Secondly: if the answer to first question is negative, is the third party obliged to analyse the contractual relationship between the company with its registered office outside the EU and the subsidiary in order to determine whether there is a ‘fixed establishment’ in Poland by the first company.

 

XML Format “Standard Audit File for Tax” in Polen – seit 1. Juli 2018 für alle Steuerpflichtige anwendbar

Am 1. Juli 2016 hat Polen eine neue steuerrechtliche Verpflichtung betreffed Steuerdaten eingeführt: Standard Audit File – Tax (SAF-T) (in polnischer Sprache: Jednolity Plik Kontrolny “JPK”). Die Implementierung des gesamten Systems soll vom 1. Juli 2016 bis zum 1. Juli 2018 erfolgen und unterliegt einer Reihe von Übergangszeiten. Ab dem 1. Juli 2018 ist aber SAF-T für alle Steuerpflichtigen unabhängig von ihrer Größe obligatorisch. Bitte beachten Sie, dass das SAF-T-System sich auf juristische Personen in Polen auch dann auswirkt, wenn sie als Mehrwertsteuer (VAT) – pflichtige in Polen registriert sind, egal ob sie eine feste Niederlassung (fixed establishment, fixed place of business) im Sinne von VAT Vorschriften in Polen hat. SAF-T gilt für Mehrwertsteuer und / oder Buchhaltungsdaten. Steuerdaten werden in dem xml Format an die Behörde zu schicken. Einige Strukturen von SAF-T sind montalich ohne Auffrage (automatisch) zu schicken (Struktur mit MwSt-Registern) und einige nur nach Aufforderung durch die Steuerbehörden (Strukturen im Zusammenhang mit Buchhaltungsbüchern, Lagern, Kontoauszügen, Rechnungen). SAF-T muss gemäß den vom Finanzministerium veröffentlichten XML-Strukturen erstellt und elektronisch eingereicht werden. Die SAF-T-Strukturen wurden bereits mehrfach geändert und diese Änderungen sollten sich in der SAF-T IT-Software widerspiegeln,

 

Standard Audit File for Tax in Poland – from July 1,2018 for all taxpayers

Starting from July 1, 2016 Poland introduced a new reporting obligation called Standard Audit File for Tax (in Polish: Jednolity Plik Kontrolny “JPK”). The implementation of the whole system shall last from July 1, 2016 until July 1, 2018 and is subject to few transitionary periods, whereas the decisive criterion is size of the taxpayer (entrepreneur). From July 1, 2018 SAF-T will be mandatory for all taxpayers, regardless of their size. Please note that Polish SAF-T regime has impact on entities registered for VAT purposes in Poland, even if their presence in Poland does not create a fixed establishment in Poland for VAT purposes. Standard Audit File for Tax is applicable, depending on the factual situation of the taxpayer, for VAT and/or accounting data. Some structures of SAF-T are to be filed without any request, each month to tax authorities (file structure with VAT registers) and some only at the request of tax authorities (file structures related to accounting books, warehouses, bank statements, invoices). SAF-T must be prepared and filed electronically, according to xml structures published by the Ministry of Finance. The SAF-T structures have already been subject to numerous changes and these changes should be reflected in IT software used to file SAF-T.

Seit 2018 gibt es einen neuen Limit der Abzugsfähigkeit von Kosten auf immaterielle Dienstleistungen (Körperschaftsteuer)

Revolutionäre steuerliche Veränderungen sollen in Polen am 1. Januar 2018 in Kraft treten im Bereich der Abzugsfähigkeit von Aufwendungen auf immaterielle Dienstleistungen. Nach dem Wortlaut der vorgeschlagenen Änderung (die ist bereits als endgültig verabschieden), wird eine Obergrenze für die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen auf einige immaterielle Dienstleistungen genannt (z. B. Beratungsdienstleistungen – aber mit einzigen Ausnahmen wie Buchhaltungsdienstleistungen, Marktforschung, Werbedienstleistungen, Datenverarbeitungsdienste, Versicherungen). Auch Gebühren für die Verwendung von Gütern und Rechte werden von diese Verschrifte betroffen. Die Obergrenze beträgt 5% Steuer-EBITDA. Aufwendungen, die bei diesen Dienstleistungen entstehen und den Limit überschreiten, werden nicht als Betriebskosten abzugsfähig. Gleichzeitig hat der Gesetzgeber vorgesehen, dass die Aufwendungen von PLN 3.000.000 (ohne Bezug auf EBITDA) nicht durch die obige Beschränkung betroffen werden, nur der entsprechende Überschuss. Wenn wegen der obengenannten Beschränkung der Steuerpflichtige nicht erlaubt ist, in einem Steuerjahr bestimmten Aufwendungen als abzugsfähige Betriebskosten zu betrachten, dann gibt es eine Möglichkeit diese Aufwendungen doch als abzugsfähige Steuerkosten zu qualifizieren, und zwar während den nächsten 5 Jahren.

New limits for intangible services as tax deductible costs in CIT from 2018

Revolutionary changes in the area of tax deductible costs of corporate income tax taxpayers shall come into force in Poland on January 1,2018. According to the wording of amendment (which is already adopted in final wording), a limit will be introduced for tax deductibility of costs incurred on some intangible services (e.g. advisory services – but with exceptions like accounting or legal services, market research, advertising services, data processing services, insurance) if these expenses were incurred to related entities or to entities with tax residency in countries applying harmful tax competition. Also fees for use or the right to use rights or values will be subject to this regulation. The threshold provided in the amendment to CIT Act is 5% tax EBITDA. Expenses incurred on said services and exceeding the above limit will be non-deductible. Simultaneously, the legislator provided that the expenses up to PLN 3,000,000 (without any reference to EBITDA) will not be triggered by the above restriction, only the relevant surplus. Finally, if in the given year the taxpayer was not allowed to treat given expense as tax deductible cost due to the above restriction, taxpayers will be entitled for 5 years carry forward of such costs.

New thin capitalization regulations in Poland from January 1, 2018

Starting from January 1, 2018, Polish regulations on thin capitalization are going to be amended. The two applicable methods for calculation of non deductible interest on financing (mostly loans), are going to be removed from the Corporate Income Tax Act.  Instead, the Polish legislator is introducing a new method for thin capitalization regime in Polish tax system. The new method is going to be based, in principle, on EU ATAD Directive from July 12, 2016 (No. 2016/1164). According to the current wording of the proposed amendment to the CIT Act (which is still under legislation procedure), the new limit is going to be calculated in reference to 30% of EBITDA. The new method shall be applicable not only to loans received from related parties, but also to financing (in a broad meaning, including also specific leasing cases) from third parties. The inter-temporal regulations allow to apply the old regulations until the end of 2018, under the condition that the relevant loan is factually transferred still in 2017.

Neue Unterkapitalisierungsvorschriften in Polen ab 1. Januar 2018

Seit 1. Januar 2018 soll es eine Novelle im Bereich polnischen Unterkapitalisierungsvorschriften geben. Somit sollen nach dem geänderten Körperschaftsteuergesetz die bisherige zwei Methoden der Berechnung von nichtabzugsfähigen Zinsaufwendungen (die sogenannte Grundmethode und Alternativmethode) nicht mehr anwendbar sein. Stattdessen soll eine neue Methode in das polnische Steuerrechtssystem eingeführt werden. Die neue Methode wird im Prinzip auf der EU ATAD Richtlinie vom 12. Juli 2016 (Nr. 2016/1164) basieren. Nach dem Entwurf wird das Hauptlimit für Abzugsfähigkeit im Prinzip als 30% EBITDA ermittelt. Die Neue Methode soll nicht nur die Darlehen, die von verbundenen Unternehmen gewährt worden sind, beeinflussen, aber auch Finanzierung (im breiten Sinne, darunter auch – unter Umständen – Zinsaufwendungen im Leasing) gewahrt von Dritten. Die Übergangsvorschriften erlauben es, wenn das Darlehen noch in 2017 tatsachlich übertragen wird, die bisherige Regelungen betreffend Unterkapitalisierung doch bis Ende 2018 anzuwenden. Das Gesetzgebungsverfahren betreffend den KStG-Entwurf ist noch nicht beendet, es kann also noch weitere Änderungen zu dem geplanten Wortlaut geben.

Neuer Präferenzsteuersatz in polnischem Körperschaftsteuergesetz (15% anstatt 19%) für Kleinunternehmen

Ab Januar 1, 2017 werden mehrere Änderungen in polnischem Körperschaftsteuergesetz wirksam. Eine von den interessanten Anderungen ist dass neben dem bisherigen Körperschaftsteuersatz in Höhe von 19% seit 2017 gibt es auch einen ermäßigten Steuersatz: 15%. Dieser ermäßigte Körperschaftsteuersatz kann nur für die so genannte “kleine Steuerpflichtige” anwendbar sein. Nach weiteren Vorschriften werden “kleine Steuerpflichtige” definiert als diese, deren Umsatzerlöse (mit Umsatzsteuer) im vorhergehenden Steuerjahr nicht mehr als EUR 1.200.000 waren. Bitte beachten Sie, dass der bevorzugte Steuersatz auch für die neugegründeten Unternehmen anwendbar sein kann (mit Ausnahmen).

Neue umsatzsteuerliche Regelungen für Bauindustrie in Polen

Seit Januar 1, 2017 gibt es neue Regelungen in Polen, die fast die ganze Bauindustrie betreffen werden. Nach neuen Umsatzsteuervorschriften ist das Reverse-Charge-Verfahren fur Dienstleistungen anwendbar, die im Umsatzsteuergesetz gelistet sind und falls Sie von einem Subunternehmer erbracht werden. Das heisst, wenn Ihre Firma Dienstleistungen in Polen erbringt, sollte untersucht werden, ob diese genau Dienstleistungen nicht auf der obengenannten Liste sind. Das gleiche betrifft die Dienstleistungen, die von Ihnen gekauft werden. Soll das der Fall sein, es ist möglich, dass diese Dienstleistungen nach dem Reverse Charge Verfahren dokumentiert werden sollen (VAT-Rechung ohne polnisches Umsatzsteuer) und das Umsatzsteuer nach diesem Verhahren abgerechnet werden soll. In der Praxis koennen wir erwarten, dass die Differenzierung zwischen Dienstleistungen, die dem neuen Verfahren folgen sollen und anderen, wird oft zweifelhaft. In diesem Bereich gibt es keine Möglichkeit einen Steuerruling (“tax ruling”) zu beantragen, aber man kann das Statistische Hauptamt (GUS) um die richtige schriftliche Qualifikation fragen. Der Antrag muss detailert beschreiben, welche geneau Dienstleistung soll von dem Hauptamt untersucht werden.

Newly introduced Polish retail tax suspended after European Commission intervention

On September 30, 2016 Polish Ministry of Finance presented a draft of regulation, based on which the newly introduced Polish retail tax is going to be suspended. The regulations on retail tax were adopted by Polish legislator in July 2016 and entered into force on  September 1, 2016. The first payments were due in October 2016. The intended suspension is a result of European Commission’s document in which the Commission claimed that the application of Polish retail tax could result in a breach of EU state aid rules. This is due to the progressive rates based on turnover which put the large retail operators in worse position than their smaller competitors (more on European Commission statement from September 19, 2016: http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-3104_en.htm). The Ministry of Finance claims that it is going to prepare a new draft of legislation introducing a tax on the retail sector based on a different formula.

New Corporate Income Tax regulations from 2017

On September 22,2016 the President of Poland signed an amendment to the income tax regulations, including the Corporate Income Tax Act. The majority of changes shall come into force on January 1, 2017. The new regulations introduce 15% tax rate (instead of 19%) for so-called small taxpayers. They also change the rules of taxation in case of in-kind contributions. In addition, which could be relevant for cross-border situations, the new legislation provides more detailed instructions as to when the given revenue/income received by a non-Polish tax resident is regarded as gained in the territory of Poland and thus potentially taxed in Poland (e.g. payments made from Polish tax residents, regardless of the place of agreement conclusion and execution).